Conseils pour digitaliser ses événements

Conseils pour digitaliser ses événements
26 juin 12:33 2020 Imprimer Cet Article

Le confinement a rendu impossible les rassemblements et la reprise événementielle sera très certainement timide dans les prochains mois. Or, que ce soit à travers les salons professionnels ou les conférences, les événements constituent des activateurs de business et de relation clés pour les entrepreneurs. Si la digitalisation des événements est une tendance de fond depuis quelques années (inscriptions en ligne, application événementielle, webinars…), elle s’impose aujourd’hui comme une nécessité, voire comme un avantage marketing pour les indépendants ou les TPE et PME. Pourquoi organiser des événements virtuels et comment les réussir ? Conseils pratiques.

Qu’est-ce qu’un événement digital ?

Un événement digital s’appuie sur les nouvelles technologies tout en reprenant les codes d’un événement physique. Il s’agit d’un événement généralement organisé en une ou plusieurs sessions en ligne. En direct ou en différé, l’événement virtuel place l’interaction sociale au cœur de son rendez-vous (quiz, tchat, tweet, jeux concours, questions/réponses entre le public et les présentateurs…). Les événements digitaux peuvent prendre différentes formes en fonction de votre objectif de communication ou commercial : webinar (réunion en ligne), webcast (événement filmé et diffusé en ligne), visioconférence, e-salon, table ronde interactive, lancement de produit virtuel, interview audio ou filmée, e-learning…

Les avantages d’un événement en ligne

La période complexe que nous vivons bouleverse nos habitudes professionnelles et force une évolution dans nos modes de relation. De contrainte à opportunité digitale, l’événement, dans sa version virtuelle, présente de nombreux avantages pour les participants comme pour les organisateurs.

Plus légers et plus faciles à mettre en place qu’un événement physique, les événements en ligne sont particulièrement intéressants à développer pour les petites structures, même pour celles qui n’en ont pas l’habitude ou qui n’ont pas d’équipe dédiée. Ils nécessitent de faire appel à moins de prestataires, aucun ou très peu de déplacements sont à prévoir pour l’organisation, les économies d’échelle peuvent donc être importantes. Par ailleurs, le format digital vous offre également beaucoup plus de flexibilité dans la définition de votre programme, et ce, jusqu’au jour J.

Gain de temps et de coût, l’événement en ligne a aussi l’avantage d’être plus accessible qu’un événement physique. Vos participants peuvent assister à votre événement depuis n’importe où, à n’importe quel moment, tout en conservant les avantages d’un rassemblement (contenu, prises de contacts, networking…). A ce titre, un événement digital élargit considérablement vos cibles.

Enfin, contrairement à un événement physique, un événement en ligne vit en dehors des dates de votre événement. Il vit avant, pendant et après. Avant le jour J, vous gérez les inscriptions en ligne (accès libre, sur invitation, sur inscription), vous pouvez communiquer sur vos speakers, présenter le programme et commencer à récolter des questions pour votre événement et ainsi découvrir très en amont les intérêts de vos participants. Pendant l’événement, en plus de vos présentations, vous créez du lien avec vos participants à travers un ensemble de modules interactifs. Mais l’un des plus nets avantages d’un événement digital, c’est l’après événement. D’abord, vous récoltez beaucoup de data : le format favorise les retours utilisateurs/questionnaires de satisfaction, c’est l’occasion d’obtenir des informations uniques sur les sujets qui intéressent votre public et ainsi planifier facilement de futures actions commerciales et marketing ciblées. Vous pouvez enfin continuer à faire vivre votre événement sur les réseaux sociaux ou votre site internet grâce aux replays vidéos et podcasts.

Les 4 clés d’un événement virtuel réussi

  • Choisir la bonne plateforme : il existe beaucoup de plateformes pour réaliser votre événement en ligne. L’important est d’utiliser celle qui offrira les fonctionnalités dont vous avez besoin, une bonne qualité visuelle et surtout que vous arriverez à manier facilement.
  • Transmettre les bons messages : l’objectif numéro un ne change pas, il faut impérativement bien définir le message que vous souhaitez faire passer à vos invités. Quelle que soit la formule de votre événement digital, pensez à ce que vous souhaitez que chaque participant retienne.
  • Privilégier le « live » : pour capter votre audience, pensez au direct. Plus exclusif et plus authentique, il offre une « immersion » semblable à celle d’un salon professionnel ou d’une conférence.
  • Intégrer des échanges : comme pour un événement physique, l’intérêt de l’événement digital réside dans la rencontre, même par écran interposé. De nombreux modules de questions, tchat et commentaires en ligne et en direct existent pour une interaction en temps réel avec votre audience.

Accélérateur de business et levier relationnel, l’événement digital devrait rapidement s’imposer comme l’un des modes de communication événementielle privilégiés. Si ce n’est déjà fait, à vous de vous lancer !

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