5 conseils pour mieux gérer son emploi du temps

Si dresser un emploi du temps peut paraître élémentaire, il s’agit pourtant d’un exercice trop souvent mal exécuté. Nous vous proposons aujourd’hui d’apprendre quelques techniques de base à maîtriser afin de mieux organiser votre travail et de ne plus perdre de temps. Pour cela, voici 5 conseils pour mieux gérer son planning !

I- Définissez vos priorités

Il convient avant tout de bien définir ses priorités. En effet dès le lundi, vous devez définir vos priorités de la semaine et les mettre en avant sur votre planning. Nous vous conseillons de les classer selon 4 catégories : de l’urgence 3 pour les plus importantes à l’urgence 0 pour les moins impératives

• Urgence 3 : cette mission sera votre tâche prioritaire de la journée, les autres missions ne doivent en aucun cas interférer avec son exécution. Faîtes en sorte d’effectuer les tâches d’urgence 3 lorsque vous avez le plus d’énergie et de concentration (souvent le matin est préférable).
• Urgence 2 : sans pour autant être “top-prioritaires”, les missions classées en Urgence 2 doivent être exécutées dans la journée.
• Urgence 1 : les missions classées en Urgence 1 concernent souvent les petites missions rapides à exécuter : elles sont idéales à être exécutées entre une urgence 3 et une urgence 2, pour un regain d’énergie et de motivation.
• Urgence 0 : les missions classées dans cette catégories ne sont pas urgentes : s’il est important de les exécuter, elles passent en second plan, et pourront être repoussées au le lendemain en cas de manque de temps.

Vous pouvez aussi écrire vos tâches de manière lisible et claire sur des post-it, ou les marquer sur un grand tableau, afin de bien les garder à l’oeil.

Une erreur à éviter : faire une to do list trop longue. Gardez en tête que la concentration optimale est de 20 minutes environ !

II- Repensez vos plannings

La planification se conçoit idéalement de manière journalière : en effet, dès la veille au soir, le simple fait de jeter un œil sur votre semaine et de noter 3 à 5 priorités pour le lendemain vous aidera à visualiser votre journée, libérera votre mémoire et fera travailler votre subconscient pendant la nuit. De plus le fait d’élaborer des plannings instaurera chez vous des automatismes. Sans avoir une idée claire et précise des tâches à accomplir, il est difficile de mener à bout un projet ou même d’avancer de manière efficace. Et n’oubliez pas : tenez-vous en à la tâche prévue sur votre planning et ne vous éparpillez pas entre 3 tâches différentes : votre efficacité en sera diminuée.

Pourquoi ne pas tenter de se mettre au bullet journal ? Cette méthode très en vogue consiste à découper son agenda en tâches, et y inscrire des indicateurs précis pour en assurer le suivi dans la durée.

III- Apprenez à fixer des limites et sachez dire “non”.

Trop souvent, on accepte des tâches chronophages et épuisantes par sympathie et peur d’être mal vu. Savoir dire non est trop souvent difficile car cette capacité est directement corrélée à la connaissance de nos besoins profonds et de nos valeurs. Plus directement encore, à notre estime de soi. En effet, plus notre confiance en nous est développée, plus il nous est facile d’opposer un “non” affirmé, serein, non agressif à la demande de l’autre.

Savoir dire non est une compétence à développer impérativement pour fixer des limites sereinement et gérer efficacement son temps. Si, pour vous, dire “non” est souvent trop dur, voici quelques solutions :

• Faites part de votre emploi du temps, en indiquant vos tâches à venir et le temps qu’elles vous prendront (dans l’idéal à l’oral, sinon par mail), afin de valoriser votre manque de temps pour toute tâche supplémentaire.
• Ne donnez pas tout de suite votre réponse ! Laissez-vous le temps de prendre la décision et de réfléchir si vous avez vraiment le temps pour faire cette tâche supplémentaire. Après cela, vous pourrez donner une réponse simple à votre collègue sans culpabiliser.
• Exprimez votre ressenti : fatigue, stress, tensions… Votre entourage (professionnel mais également familial) ne se rend probablement pas compte de votre situation. Mettre des mots sur un ressenti est un excellent moyen de désamorcer les problèmes.  

IV- Déléguez

Si vous êtes entrepreneur ou chef d’entreprise, déléguer est une étape qui vous est essentiel. Cependant, nous nous fions plus souvent à notre propre travail qu’à celui des autres. Et pourtant : il est primordial, pour la pérennité de votre entreprise mais également pour votre bien-être et celui de vos employés de bien savoir répartir les tâches.

Pour ce faire, n’hésitez pas à utiliser des nouvelles plateformes online (telles que Teamwork), lesquelles vous permettront de lister les tâches à venir, de les répartir à vos collègues et d’en assurer le suivi en temps réel. Ces instruments vous permettront de garder un oeil sur l’exécution générale des projets, ainsi que de mesurer la productivité de vos équipes.

V- Prendre du temps pour en gagner

Être efficace ne suppose pas d’être constamment dans une phase de productivité intense. Il faut souvent  s’efforcer de prendre du recul pour être plus performant par la suite !

Pour gagner du temps, il convient parfois de prendre le temps d’en perdre : en effet, même s’il n’est pas toujours facile de trouver du temps pour sa vie personnelle lorsqu’on crée une entreprise, il est tout de même important de décrocher pour se ressourcer et surtout penser à autre chose… Finalement, ces coupures permettront ainsi de gagner du temps une fois de retour au travail. Autre moyen de booster son efficacité : prendre le temps de faire une petite sieste en début d’après-midi (20 minutes grand maximum). C’est prouvé, les phases de micro-sommeil peuvent vraiment recharger les batteries pour avancer plus vite et être plus concentré par la suite !

Faites nous part de vos retours en commentaires, mais également de vos méthodes quotidiennes pour gérer votre emploi du temps !